Die Deutsche Stiftung Weltbevölkerung (DSW) ist eine international tätige Entwicklungsorganisation. Ziel unserer Arbeit ist es, zur Umsetzung des Menschenrechts auf Familienplanung und zu einer zukunftsfähigen Bevölkerungsentwicklung beizutragen. Jugendliche sind daher die wichtigste Zielgruppe unserer Projekte in Ostafrika. In den Jugendclubs vor Ort klären wir Jugendliche über ihre sexuelle Gesundheit auf und bieten Beratung und Verhütungsmittel an.

Auf nationaler und internationaler Ebene bringen wir uns in politische Entscheidungsprozesse in den Bereichen globale Gesundheit, sexuelle und reproduktive Gesundheit, Rechte, Gleichstellung der Geschlechter und Forschung und Entwicklung zu armutsassoziierten und vernachlässigten Krankheiten ein.

Die Deutsche Stiftung Weltbevölkerung (DSW) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Referent*in Büromanagement (m/w/d)

mit Dienstort Hannover.

In dieser Rolle betreuen Sie das Büromanagement unserer Büros in Hannover und Berlin und haben von der Planung von Betriebsausflügen bis hin zur Pflege der Stammakten freie Hand. Eine Anwesenheit im zentralen Sekretariat ist notwendig und kann nicht aus dem Homeoffice erfolgen. Sie sind Teil des Teams Personal & Verwaltung und arbeiten eng mit unserem Finanzteam zusammen. Sie sind erste*r Ansprechpartner*in für externe Dienstleister und allgemeine Anfragen und unterstützen unsere Mitarbeitenden u.a. bei Reisevorbereitungen.

Ihr Aufgabengebiet:

  • Selbständige und eigenverantwortliche Erledigung der Büroverwaltung in enger Zusammenarbeit mit dem Standort Berlin, dazu gehören u.a. Management der Dienstleisterverträge, Rechnungsbearbeitung, Postein- und –ausgang, Besetzung der Telefonzentrale und Betreuung der allgemeinen E-Mailadresse
  • Bearbeitung von Aufgaben des Reisemanagements
  • Gewährleistung von einwandfreien Büroabläufen, einschließlich des Bürobedarfs
  • Unterstützung der Geschäftsleitung bei Terminanfragen, Reiseplanungen und der Vor- und Nachbereitung von Gesprächen und Treffen sowie Sonderaufgaben
  • Organisation von internen Veranstaltungen
  • Sicherstellung von Dokumentation und Pflege der Stammakten der Stiftung
  • Überwachung der verwaltungsbezogenen Vertragsfristen und deren Erneuerung
  • Koordination von Reparaturen der Haustechnik

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Bereich Büromanagement oder mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im zentralen Sekretariat oder in vergleichbarer Position
  • Min. drei Jahre Arbeitserfahrung im Bereich Büromanagement
  • Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, sehr gute Kenntnisse in Englisch (in Wort und Schrift)
  • Eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten, sowie selbstständiges Priorisieren von Aufgaben.
  • Ausgezeichnete soziale und kommunikative Kompetenzen, Freude an der Arbeit im Team, ein adressatengerechtes Auftreten sowie einen sicheren Umgang mit Konfliktsituationen
  • Vielseitige EDV-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook)

Wir bieten Ihnen:

  • Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf durch Angebote wie Jobrad-Leasing und die Möglichkeit auf zwei Wochen unbezahlten Urlaub im Jahr, zusätzlich zu den 30 Tagen Jahresurlaub
  • Einen spannenden Themenbereich in einem internationalen und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld
  • Flache Hierarchien, kurze Kommunikationswege und ein sehr gutes Betriebsklima
  • Eine faire Vergütung, sowie Förderung des persönlichen wie beruflichen Wachstums
  • Betriebliche Altersvorsorge

Bewerbungsverfahren:

Sind Sie interessiert? Dann senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse und Gehaltsvorstellung) bitte mit dem Verweis DSW2022_08 Referent*in Büromanagement per E-Mail an jobs.deutschland@dsw.org

Bitte beachten Sie, dass nur Bewerbungen mit der Referenznummer DSW2022_08 Referent*in Büromanagement in der Betreffzeile der E-Mail berücksichtigt werden.

Das Arbeitsverhältnis ist zunächst befristet auf zwei Jahre mit Aussicht auf eine unbefristete Übernahme.

Bewerbungsschluss ist der 10. Juli 2022.

Für inhaltliche Rückfragen zur Ausschreibung können Sie gern eine E-Mail an jobs.deutschland@dsw.org schreiben. Von Nachfragen zum laufenden Bewerbungsprozess bitten wir abzusehen.

Wir freuen uns auf Ihre Zusendungen!